A rendszer 2-es vagy 3-as szintű autentikációval rendelkezik.
Jogosultságok
Minden felhasználónak a jogosultságának megfelelő hozzáférése van a rendszerben.
Munkavállalók kezelése
A munkavállalóval kapcsolatos ügyintézés teljes spektrumát lefedi a szoftver.
Bérszámfejtés
A bérszámfejtésnél a juttatások elszámolása munkaszám és kirendeltség szintű mélységig bonyolítható le. Az elszámolással kapcsolatos adatok excelből importálhatók.
Munkaidő nyilvántartás
Projektek elszámolása workflow rendszerben működik. Az elszámolásokat elektronikus vezetői jóváhagyáson keresztül kezeli a rendszer.
Szoftver specifikáció
A szoftver az alábbi fő funkciókat látja el a Kismama Szövetkezet munkájában:
Tagi adatok nyilvántartása
A szövetkezeti tagsággal kapcsolatos adatok tárolása; A be- és kilépésekkel kapcsolatos nyilvántartási folyamatok menedzselése; A tagsággal kapcsolatos nyomtatványok nyomtatása; A szövetkezet alapszabályában foglalt részjegyek nyilvántartása; A szövetkezeti tagszervezéssel kapcsolatos tematikus keresések lebonyolítása; Keresések egyedi azonosítók alapján;
Be és kilépéssel kapcsolatos adatlapok Online nyomtatása
Nem szükséges a kézzel kitöltött nyomtatványokat használni, az ügyfélszolgálatos a Kismama által bediktált és a rendelkezésre álló dokumentumok alapján az adatokat berögzíti, majd azokat az előre definiált nyomtatványformátumban kinyomtatja. A be és kilépések tranzakcióinak része a NAV XML fájlok legenerálása és a NAV által adott azonosítók visszatöltése.
Tagsággal kapcsolatos adatlapok szkennelt tárolása
Az aláírt dokumentumok, vagy a munkavállaló által hozott igazolások szkennelve a munkavállaló adataihoz csatolhatók. Igény esetén ezek gyorsan elérhetők. Hivatali ellenőrzés esetén ez egy gyors módszer az anyagok produkálására. A szövetkezet vezetése által meghatározott kötelezően csatolandó anyagokat a rendszer ellenőrzi, a szükséges hiányokról listát ad.
GYES vagy GYED jogviszonnyal kapcsolatos adatok tárolása
A tagok által bemutatott dokumentumok alapján és a szükséges GDPR nyilatkozatok kitöltését követően egy naprakész nyilvántartást vezet a szoftver a munkavállalók GYES/GYED jogviszony adatairól. A rendszer figyelmeztet a GYES/GYED jogviszonyok lejárata előtt, hiszen a KISMAMA Szövetkezetben csak ezen érvényes jogviszonyok mentén lehet munkát vállalni.
Szervezéssel kapcsolatos e-mail üzenetek küldése Amennyiben a rendszer egy e-mail szerverhez kapcsolódik, a tagszervezéssel kapcsolatos ajánlatokat, vagy üzeneteket elektronikus formában továbbítani lehet.
Tagok munkaidő-nyilvántartásának kezelése A Kismamák elszámolása a bérszámfejtésben egyúttal a munkaidő nyilvántartást is kezeli. Minden adat, ami a jelenléti íveken is szerepel, az berögzítésre és szükség esetén nyomtatásra is kerülhet az adott munkavállaló esetében. Ezáltal egyszerű a hibakeresés és átlátható a Kismamák munkaidejének nyilvántartása.
Tagok bérnyilvántartásának kezelése A leszámfejtett béradatokat a rendszer az érvényes jogszabályok szerint kezeli. Ezekről a szükséges analitikákat elkészíti. A bérjegyzék nemcsak nyomtatásban, hanem elektronikus (PDF) formátumban is elérhető. Így a munkavállalóknak akár elektronikus levélben is továbbítani lehet.
Éves igazolások nyomtatása (M30) Az éves jövedelmekről a rendszer év elején (Januárban) M30-as igazolásokat automatikusan legenerálja. Ez elérhető PDF és nyomtatott formában is. A KISMAMABER ügyfélkapuval rendelkező munkavállalók ezen igazolásokat elektronikus formában le is tölthetik.
Levonások, jutalmak kezelése bérszámfejtéskor Igény szerint a juttatásokhoz jutalmakat és a megfelelő dokumentálás mellett levonásokat is lehet alkalmazni.
Havi XML adatszolgáltatás készítése Az érvényes jogszabályoknak megfelelően elkészíti az elektronikus XML bevallást (munkába lépés napi bejelentés, havi adatszolgáltatás), melyet a szövetkezet az elektronikus ügyfélkapun keresztül benyújthat.
Banki import file készítése csoportos utaláshoz A bérszámfejtést követően a rendszer elkészíti a csoportos átutalás banki importállományát, melyet a banki rendszerbe be lehet tölteni.
Jogosultságok kezelése A rendszer a felelősségi kulcsterületeknek megfelelően ad jogosultságot. Így megkülönböztethetünk: projektvezető; ügyfélszolgálatos; NAV ügyintéző, kirendeltség-vezető; bérszámfejtő; (A személyekhez rendelt jogosultságok kombinálhatók)
Teljesítésigazolás nyomtatás a partnercég részére Az elkészített elszámolás alapján a szoftver legenerálja PDF-ben a teljesítésigazolást.
Státuszok a rendszerben
Regisztrált munkavállaló
Érvényes tag
Érvénytelen tag
Kilépett tag
Jogosultság, adatbiztonság, adatvédelem
Minden jogosultsághoz maximális adatvédelem és adatbiztonsági elemek tartoznak
Az adatfeldolgozás a jogosultsági szintekhez kötött folyamatokon alapszik.
A papíralapú adatfeldolgozást és aláírást a rendszerben az elektronikus jóváhagyások bonyolítják le.
Minden jogosultsági szint lehet többszereplős vagy tovább osztott.
